Grillhütte Im Gerhardswinkel
Datenschutzhinweise
Diese Hinweise beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unseres Buchungssystems und bei der Vermietung der Grillhütte.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Bürgerverein Unkel 1730 e. V.
Joseph-Vaassen-Str. 1
53572 Unkel
Vorsitzender: Georg Schober
Vereinsregister: Amtsgericht Montabaur, VR 10797
E-Mail: info@bv-unkel.de
Hüttenverwaltung: grillhuette@bv-unkel.de
2. Website, Hosting und technische Protokolle
Beim Aufruf der Website wird Ihre IP-Adresse verarbeitet, damit die angeforderten Inhalte an Ihr Endgerät übertragen werden können. Unser Hosting-Dienstleister ist die Host Europe GmbH, Hansestraße 111, 51149 Köln, Deutschland. Host Europe verarbeitet die Daten für uns als Auftragsverarbeiter.
In den Zugriffs- und Fehlerprotokollen können insbesondere die anonymisierte IP-Adresse, die aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit, Zeitzone, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer, Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem gespeichert werden. Die IP-Anonymisierung von Host Europe ist aktiviert. Die Protokolle werden höchstens 14 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht. Sie dienen ausschließlich der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren, störungsfreien und nachvollziehbaren Betrieb des Buchungssystems.
Für Website und Datenbank wird die im gebuchten Hostingtarif enthaltene Standardsicherung von Host Europe verwendet. Sicherungskopien dienen ausschließlich der Wiederherstellung nach technischen Störungen oder Datenverlusten. Sie werden im Rahmen des von Host Europe vorgegebenen Sicherungszyklus überschrieben. Bei einer Wiederherstellung können zuvor gelöschte Daten vorübergehend erneut enthalten sein; die für das Produktivsystem geltenden Löschroutinen werden anschließend wieder angewendet.
Schriftgestaltung, Skripte und Stylesheets werden lokal ausgeliefert. Die Website verwendet keine Werbe- oder Analysedienste und bindet Google Calendar nicht in den Browser ein. Externe Informationslinks stellen erst beim Anklicken eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter her.
3. Sitzungen und Schutz vor Missbrauch
Das technisch notwendige Cookie grillhuette_session ordnet Ihrem Browser eine Sitzung zu. Es ermöglicht den Buchungsablauf, schützt Formulare vor missbräuchlichen Anfragen und hält eine Verwaltungsanmeldung aufrecht. Das Cookie enthält eine zufällige Kennung, jedoch keine Buchungs- oder Kontaktdaten. Es ist als Sitzungscookie ohne dauerhafte Ablaufzeit gesetzt; seine browserseitige Aufbewahrung hängt auch von der Sitzungswiederherstellung Ihres Browsers ab.
Die serverseitige Sitzung endet nach 30 Minuten ohne Anfrage. Buchungsentwürfe verfallen 30 Minuten nach der letzten Formularübermittlung; das bloße Anzeigen einer Seite verlängert diese Frist nicht. Verwaltungsanmeldungen enden nach 30 Minuten Inaktivität, spätestens nach acht Stunden. Ein alle fünf Minuten ausgeführter Bereinigungslauf entfernt abgelaufene Sitzungsdaten.
Zur Begrenzung von Anmeldeversuchen werden aus E-Mail-Adresse und IP-Adresse abgeleitete, mit einem geheimen Schlüssel geschützte Kennungen sowie Versuchszähler gespeichert. Dabei werden weder die Klartext-IP-Adresse noch die Klartext-E-Mail-Adresse gespeichert. Die Zähler gelten 15 Minuten und werden anschließend durch den Bereinigungslauf entfernt.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für die Vorbereitung und Durchführung der Buchung sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für die Absicherung der Anwendung. Der notwendige Zugriff auf das Endgerät erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
4. Buchung, Kommunikation und Nutzung der Hütte
Wir verarbeiten Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mietzeitraum, Preis, Zahlungsstatus und Buchungsnummer, um Ihre Buchung zu prüfen, den Mietvertrag abzuwickeln sowie Übergabe und Rückgabe zu organisieren. Anlass und Bemerkungen sind freiwillig. Die Angabe einer Vereinsmitgliedschaft dient der Berechnung einer Ermäßigung. Bitte geben Sie in Freitextfeldern nur Informationen an, die für die Buchung erforderlich sind.
Hinzu kommen gegebenenfalls interne Vermerke zur Abwicklung, Schadensmeldungen sowie Zeitpunkte und zuständige Verwaltungskonten für Übergabe, Abnahme, Kaution und vor Ort erfasste Zahlungen. Mit der Schlüsselübergabe bestätigt die Hüttenverwaltung, dass die Bezahlung geregelt ist; mit der Abnahme bestätigt sie den Abschluss des Vorgangs.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit Unterlagen aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahrt werden, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO die Rechtsgrundlage. Die Dokumentation und Durchsetzung berechtigter Ansprüche stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Ohne die als erforderlich gekennzeichneten Angaben können wir die Online-Buchung nicht bearbeiten. Für freiwillige Angaben besteht keine Pflicht.
Im Buchungsformular bestätigen Sie die Kenntnisnahme dieser Hinweise und akzeptieren die Mietbedingungen. Eine datenschutzrechtliche Einwilligung ist für die zur Vertragsabwicklung erforderliche Verarbeitung nicht notwendig.
5. Empfänger und externe Dienste
Hüttenverwaltung und E-Mail
Berechtigte Vertreter der Vereins- und Hüttenverwaltung können im Rahmen ihrer Aufgaben auf Buchungen zugreifen. Buchungsbestätigungen und Mietverträge werden per E-Mail an die buchende Person versandt. Soweit eingerichtet, erhält die zuständige Hüttenverwaltung eine Kopie mit den für die Abwicklung erforderlichen Buchungs- und Kontaktdaten sowie dem Vertrags-PDF. Die PDF-Datei wird für Versand oder Download erzeugt und nicht als öffentlich abrufbare Datei auf der Website abgelegt.
Die E-Mail-Postfächer werden bei Host Europe betrieben. Sobald die Vermietung einschließlich Übergabe, Rückgabe, Zahlung und gegebenenfalls Kaution vollständig abgeschlossen ist, entfernt die Hüttenverwaltung die zugehörigen Buchungs-E-Mails aus dem Postfach. Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen werden zuvor in das dafür vorgesehene Archiv übernommen.
Online-Zahlung mit Mollie
Für Online-Zahlungen per PayPal oder Kreditkarte werden Sie zu Mollie weitergeleitet. Anbieter ist Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande. Je nach gewählter Zahlungsart können neben Mollie insbesondere PayPal oder das beteiligte Kreditkartenunternehmen und dessen Zahlungsdienstleister Empfänger der Zahlungsdaten sein.
Unsere Anwendung übermittelt an Mollie Betrag, Währung, Mietzeitraum, Buchungsnummer sowie technische Rückleitungs- und Benachrichtigungsadressen. Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Bemerkungen werden von unserer Anwendung nicht als Zahlungsfelder an Mollie übermittelt. Die im Checkout benötigten Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Mollie beziehungsweise dem dort ausgewählten Zahlungsanbieter ein. Unsere Anwendung speichert nur Zahlungsreferenz, Zahlungsstatus und Zahlungszeitpunkt, jedoch keine vollständigen Karten- oder Bankzugangsdaten.
Die Übermittlung dient der Vertragsabwicklung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Mollie verarbeitet Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortlicher und kann zur Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention und Erfüllung gesetzlicher Pflichten weitere Dienstleister einsetzen. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Mollie. Für eine über Mollie ausgewählte Zahlungsart gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise des jeweiligen Zahlungsanbieters.
Google Calendar
Zur Terminorganisation überträgt der Server den Mietzeitraum, die Buchungsnummer, den Erstellungszeitpunkt und einen geschützten Verwaltungslink an Google Calendar. Der Verwaltungslink kann nur nach einer berechtigten Anmeldung verwendet werden. Namen, Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Freitexte werden nicht in den Kalendereintrag übernommen. Da die Buchungsnummer für den Verein zuordenbar bleibt, ist der Eintrag dennoch nicht anonym.
Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Zugriff auf den nicht öffentlichen Verwaltungskalender haben nur die mit der Buchungsabwicklung betrauten Vereinsvertreter. Ein öffentlich angezeigter Belegungskalender enthält lediglich freie, vorgemerkte und belegte Zeiten.
Die Verarbeitung ist zur Organisation und Durchführung der Vermietung erforderlich und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei Stornierung oder Bereinigung der Buchung wird der zugeordnete Kalendereintrag gelöscht. Von Google können gelöschte Einträge zunächst noch nach den für das verwendete Google-Konto geltenden Lösch- und Sicherungszyklen vorgehalten werden.
Google kann Daten auch in den USA oder anderen Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend verwendet Google nach eigenen Angaben Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von Google.
Hosting und mögliche Drittlandzugriffe
Die Website und die E-Mail-Postfächer werden bei Host Europe in europäischen Rechenzentren betrieben. Host Europe gehört zum GoDaddy-Konzern. Administrative Support- oder Wartungszugriffe durch verbundene Unternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums können nicht vollständig ausgeschlossen werden. Nach Angaben des Anbieters werden hierfür die gesetzlichen Übermittlungsinstrumente, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse und Standardvertragsklauseln, eingesetzt.
Elektronisches Belegarchiv
Steuerlich oder handelsrechtlich aufzubewahrende Vertrags-PDFs und Zahlungsbelege werden durch den Kassenwart auf einem passwortgeschützten und verschlüsselten Netzwerkspeicher des Vereins archiviert. Zugriff hat nur der Kassenwart im Rahmen seiner Aufgaben. Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn sie gesetzlich erforderlich ist, beispielsweise gegenüber dem Finanzamt oder im Rahmen einer Prüfung.
Buchungsbelege werden grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt, empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden beziehungsweise der Brief empfangen oder abgesandt wurde. Unterlagen werden darüber hinaus nur aufbewahrt, solange dies aufgrund einer noch laufenden steuerlichen Frist, eines offenen Vorgangs oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Nach Fristablauf werden sie aus dem Archiv gelöscht.
6. Aufbewahrung und Löschung im Buchungssystem
Die operative Buchung wird nach Abnahme der Hütte zur Bereinigung freigegeben. Bei stornierten, abgelaufenen oder erstatteten Vorgängen erfolgt die Freigabe nach deren Klärung durch die Verwaltung. Der Kassenwart prüft offene und stornierte Vorgänge einmal wöchentlich. Vorgänge bleiben offen, solange sie noch zur Abwicklung oder wegen eines offenen Anspruchs benötigt werden.
Die aktuell eingestellte Nachlaufzeit beträgt 90 Tage ab Löschfreigabe. Im Produktivbetrieb sind 30 Tage vorgesehen. Nach Ablauf entfernt der einmal täglich ausgeführte Archivierungslauf die Kontaktdaten, Anschrift, Mitgliedschaftsangabe, den Anlass, Kundenbemerkungen, interne Notizen, Zahlungsreferenz und personenbezogene Buchungsprotokolle. Außerdem wird der zugeordnete Google-Kalendereintrag gelöscht. Schlägt die Kalenderlöschung fehl, bleibt die Buchung für einen erneuten Versuch erhalten.
Nach der Archivierung verbleibt zunächst ein Bericht mit Buchungsnummer, Termin-, Status-, Zeit- und Betragsangaben. Kontaktdaten und ursprüngliche Freitexte werden nicht übernommen. Die Verwaltung kann nachträglich Berichtsnotizen erfassen. Wegen einer möglichen Zuordnung über externe Belege behandeln wir auch diese Berichte weiterhin als personenbezogene Daten.
Freigegebene Berichte werden nach weiteren 90 Tagen ab Archivierung beziehungsweise späterer Löschfreigabe vollständig gelöscht. Im Produktivbetrieb sind 90 Tage vorgesehen. Die Löschung erfolgt mit dem nächsten täglichen Bereinigungslauf. Neu erzeugte Berichte sind automatisch zur Löschung freigegeben.
Unabhängig davon können erforderliche Daten bis zum Ablauf der regelmäßigen zivilrechtlichen Verjährungsfrist aufbewahrt werden. Diese beträgt grundsätzlich drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Verein von den maßgeblichen Umständen Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen. Längere gesetzliche Fristen und die Aufbewahrung wegen bereits geltend gemachter oder absehbarer Ansprüche bleiben unberührt.
Gesondert aufbewahrte Vertrags- und Zahlungsbelege, E-Mail-Postfächer, Serverprotokolle, Sicherungskopien sowie Daten bei Zahlungsdienstleistern werden nicht durch die Archivierung der Buchung gelöscht; für sie gelten die in diesen Hinweisen jeweils genannten Fristen und Verfahren.
Kundenlinks gelten 30 Tage ab Ausstellung und können durch die Verwaltung vorher widerrufen werden. Zahlungsrückleitungen gelten 48 Stunden und zeigen nur den Zahlungsstatus. Das Ablaufen eines Links löscht weder die zugrunde liegende Buchung noch bereits empfangene E-Mail-Anhänge.
7. Verwaltungskonten
Für die Verwaltung werden nicht personalisierte Funktionskonten verwendet. Gespeichert werden die Funktions-E-Mail-Adresse, der Passwort-Hash, die zugewiesene Rolle, der Aktivstatus sowie Anlage-, Änderungs- und letzter Anmeldezeitpunkt. Aktionen an Buchungen und Änderungen an Einstellungen werden dem jeweiligen Funktionskonto zugeordnet. Dies dient dem Zugriffsschutz, der Organisation und der Nachvollziehbarkeit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.
Die Zugangsdaten werden bei einem Wechsel der gewählten oder beauftragten Vereinsvertreter nur an die neu berechtigten Personen übergeben; diese ändern anschließend das Passwort. Nicht mehr berechtigte Personen dürfen das Konto nicht weiter verwenden. Nicht mehr benötigte Funktionskonten werden unverzüglich deaktiviert und gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Aufgabenerfüllung oder Nachvollziehbarkeit benötigt werden. Buchungsbezogene Protokolle werden zusammen mit der jeweiligen Buchung beziehungsweise dem zugehörigen Bericht gelöscht.
8. Ihre Rechte
Nach den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Bei einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Wir prüfen dann, ob die Verarbeitung beendet werden muss oder zwingende schutzwürdige Gründe beziehungsweise die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen.
Bitte richten Sie Ihre Anfrage an den oben genannten Kontakt. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für Rheinland-Pfalz ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.
Unsere Buchungsanwendung betreibt kein Profiling und trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die Verarbeitung durch Zahlungsanbieter wird in deren eigenen Datenschutzhinweisen beschrieben.
Weitere Informationen zu Rechtsgrundlagen und Betroffenenrechten enthält die Datenschutz-Grundverordnung.